Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SOCIEDAD LABORATORIOS ROSS D´ELEN S.A.S
NIT 800.063.923-5

INTRODUCCIÓN
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad Laboratorios Ross D´Elen S.A.S. identificada con el NIT 800.063.923-5, persona jurídica con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla, en adelante, EL LABORATORIO, que en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, describe en el marco del presente documento, los mecanismos por medio de los cuales EL LABORATORIO garantizará un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho constitucional de Hábeas Data.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
LABORATORIOS ROSS D´ELEN S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida registrada ante la Cámara de Comercio de Barranquilla, con matrícula mercantil No 121.160, identificada con el NIT 800.063.923-5, con domicilio principal en la de la ciudad de Barranquilla, en la Carrera 42 No 52-19, República de Colombia, sitio web: www.rossdelen.com, correo electrónico: carlosmeza@rossdelen.com, teléfono 601 3798989 en la ciudad de Barranquilla.

OBJETIVO
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión automatizada o no, de los datos personales tratados por la sociedad LABORATORIOS ROSS D´ELEN S.A.S NIT 800.063.923-5, persona jurídica, representada legalmente por el señor Carlos Balvino Meza Vásquez, identificado con cédula de ciudadanía No 7.477.934, en calidad de Responsable del Tratamiento.

GLOSARIO
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá́ hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS
En las bases de datos de EL LABORATORIO se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil, si los hubiere). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, EL LABORATORIO puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos se podrá́ almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

ALCANCE
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la sociedad LABORATORIOS ROSS D´ELEN S.A.S NIT 800.063.923-5.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD
El tratamiento que realizará la sociedad LABORATORIOS ROSS D´ELEN S.A.S con la información personal es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, en total en cumplimiento de las finalidades de la que se hace referencia en el presente documento.

La información podrá́ ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará́ previa suscripción de los documentos diseñados e implementados por EL LABORATORIO para salvaguardar la confidencialidad de la información.

La recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales estarán relacionadas con el desarrollo de operaciones con finalidades varias como fidelización de clientes, gestión contable, fiscal y administrativa encaminada a 

la gestión de clientes, marketing, publicidad y prospección comercial. Adicional, la sociedad LABORATORIOS ROSS D ELEN SAS podrá́ hacer uso de los datos personales para:

A) Ejecución de la actividades económicas comprendidas en su objeto social. B) Cumplimiento a los deberes legales en materia contable, societaria y laboral. C) Desarrollar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales. D) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios. E) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos. F) Evaluar la calidad del servicio y de los productos. G) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo. H) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), WhatsApp u otra red social, y en general, a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos, concursos, campañas con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general impulsar los productos diseñados por LABORATORIOS ROSS D ELEN SAS y/o por terceras personas. I) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral. J) Soportar procesos de auditoría interna o externa, contable, entre otros relacionados. K) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activo se inactivos) en las bases de datos de LABORATORIOS ROSS D ELEN SAS. L) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso. M) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de LABORATORIOS ROSS D ELEN SAS ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí́ indicados.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la sociedad LABORATORIOS ROSS D´ELEN S.A.S y como responsable del Tratamiento, deberá́ cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

A) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. B) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. C) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. D) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. E) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. F) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. G) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. H) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. I) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. J) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. K) Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. L) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. M) Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos. N) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

DERECHOS DE LOS TITULARES En el Tratamiento de Datos Personales por parte de EL LABORATORIO se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

A) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. B) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
C) Solicitar prueba de la autorización otorgada. D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. La revocatoria y/o supresión procederá́ cuando la Autoridad Competente haya determinado que, en el Tratamiento, el encargado de este, ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá́ siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal. F) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá́ carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de EL LABORATORIO para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con EL LABORATORIO, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada. EL LABORATORIO garantizará a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos, el derecho a elevar peticiones, reclamar y consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y en...

Las peticiones, consultas y reclamos dirigidas a EL LABORATORIO deberán contener como

mínimo la siguiente información:

  1. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
  2. Lo que se pretende consultar
  3. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus representantes.
  4. Firma y número de identificación.
  5. Haber sido presentada por los medios dispuestos por EL LABORATORIO para la recepción de las peticiones, consultas y reclamos.

El termino máximo previsto por la ley para resolver su petición, consulta y/o reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición, consulta y/o reclamo dentro de dicho término, la sociedad Laboratorios Ross D´Elen S.A.S. identificada con el NIT 800.063.923-5, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá́ poner su caso en conocimiento ante la autoridad competente.

VIGENCIA La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de Enero de 2024. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.